Aj v kancelárskej práci sa často stretávame s drobnými úlohami, ktoré sú také malé, že ich neustále odkladáme. Až kým sa z nich nestane nekončiaci zoznam povinností. Pravidlo 2 minút je jednoduchá technika, ktorá vám pomôže vyriešiť tieto „mikroúlohy“ hneď, zefektívniť pracovný tok a udržať si prehľad. Zistite, pre koho je vhodná, aké sú jej limity a ako ju využívať v kancelárskom prostredí.
Čo je pravidlo 2 minút?
Pravidlo 2 minút (The 2-Minute Rule) je často pripisované Davidovi Allenovi, autorovi známej metódy GTD (Getting Things Done). V princípe ide o to, že ak vám vykonanie nejakej úlohy zaberie menej ako dve minúty, mali by ste ju spraviť okamžite. Žiadne odkladanie, zapisovanie ani premiestňovanie v to-do listoch. Jednoducho ju urobíte a idete na ďalšie úlohy.
Toto pravidlo je silné práve v jednoduchosti. Vďaka nemu rýchlo vybavíte veci, ktoré by sa inak kopili a zároveň ich môžete vypustiť z hlavy a neustále na ne myslieť.
Ako sa pravidlo 2 minút uplatňuje v kancelárskej praxi?
V kancelárskom prostredí je pravidlo 2 minút ideálnym pomocníkom na riešenie bežných operatívnych úloh:
- Odpovedanie na krátky e-mail
- Rýchle telefonáty alebo odovzdanie informácie kolegovi
- Potvrdenie úradu, schválenie faktúry, podpis dokumentu
- Archivovanie dokumentu, presun zložky
- Zaniesť niečo do zasadačky
- Rýchla kontrola v kalendári
Ak by ste týmto úlohám venovali samostatné časové bloky alebo ich odkladali, rýchlo by sa nakopili a zbytočne by zaťažovali vašu pozornosť.
Pre koho je pravidlo 2 minút vhodné?
Pravidlo 2 minút najlepšie funguje pre tých, ktorí:
- pracujú s vysokou mierou operatívy,
- majú často prístup k e-mailom, kalendárom a sú v bezprostrednej blízkosti kolegov,
- potrebujú mať priebežne „čistý stôl“ od drobných povinností,
- rýchlo strácajú pozornosť, ak sa veci kopia.
Pravidlo 2 minút môže byť užitočné aj pre manažérov, administratívnych zamestnancov, asistentov či tých, ktorí vybavujú klientsku komunikáciu.
Pozor na hranice pravidla 2 minút
Aj keď je toto pravidlo užitočné, nemali by ste ho zneužívať. Ak máte napríklad rozpracovaný dôležitý projekt, neodporúča sa odbiehať od neho za každým novým e-mailom alebo požiadavkou, ktorá sa objaví. V takých prípadoch je lepšie poznačiť si úlohu na neskôr a riešiť ju v určenom čase.
Pravidlo 2 minút nie je o tom, že musíte riešiť všetko hneď, ale o tom, že viete rozpoznať, kedy sa vám oplatí urobiť vec okamžite.
Ako si osvojiť pravidlo 2 minút v praxi?
- Pri každej novej úlohe sa opýtajte: Zaberie mi to menej ako 2 minúty?
- Ak áno, spravte to hneď. Nie zajtra, nie po obede, ale hneď.
- Ak nie, pridajte úlohu do zoznamu alebo kalendára.
- Zaznamenajte si pokroky. Sledujte, ako sa vám zmenšuje zoznam drobných povinností.
- Kombinujte s inými technikami. Time Blocking či Pomodoro metóda môžu byť skvelou kombináciou.
Len 2 minúty, ktoré môžu zmeniť vašu produktivitu
Pravidlo 2 minút vám môže každodenne ušetriť desiatky minút a pomôcť udržať pracovný stôl aj myseľ čistú. Hoci nemusí byť vhodná do každej situácie, v kancelárskej rutine má svoj pevne zaslúžený priestor. Skúste to už dnes. Otvorí sa vám cesta k jednoduchšiemu a efektívnejšiemu pracovnému dňu. A ak hľadáte miesto, ktoré podporí vašu produktivitu a moderný spôsob práce, kancelárske priestory v Jarošova Office Centre vám ponúknu ideálne zázemie pre vaše každodenné výzvy.
