V kancelárii sa môže nachádzať mnoho rušivých faktorov a elementov, ktoré môžu ovplyvniť vašu produktivitu pri práci. Dôležité je teda nielen nastavenie správneho času, sledovanie času, ale aj delegovanie úloh, plánovanie, vytvorenie zoznamu úloh či prioritizácia. Existujú však rôzne techniky na produktivitu, ktoré vám môžu pomôcť.
Pomodoro technika
Jednou z najznámejších techník, ktorá sa tiež najviac využíva, je Pomodoro technika. Táto technika na produktivitu spočíva v tom, že si nastavíte časovač na 25 minút a počas tohto času sa sústredíte len na jednu konkrétnu úlohu. Po uplynutí 25 minút si urobíte 5-minútovú prestávku, počas ktorej si môžete na chvíľu oddýchnuť. Potom sa vrátite späť k práci na ďalších 25 minút. Po 4 takýchto pomodoro cykloch si urobíte dlhšiu prestávku, ktorá môže trvať 15-30 minút. Pri Pomodoro technike je potrebné mať pri sebe časovač, ktorý vás upozorní, kedy čas na prácu začína a naopak, kedy je čas na prestávku. Pomodoro technika pomáha predovšetkým pri práci vo väčších kanceláriach, kde sa nachádza mnoho rušivých elementov.
Metóda Ivy Lee
Metóda Ivy Lee spočíva v tom, že každý deň si napíšete 6 najdôležitejších úloh, ktoré musíte spraviť. Zoradíte ich podľa dôležitosti a začnete pracovať na prvej, tej najdôležitejšej úlohe, až kým ju nespravíte. Potom sa presuniete na druhú úlohu a tak ďalej, kým si nespravíte všetky úlohy. Je dôležité najskôr začať tými najdôležitejšími úlohami, ktoré zväčša trvajú najdlhší čas.
Metóda Eat the Frog
Podstata metódy Eat the Frog tkvie v tom, že najskôr je potrebné sa venovať tej najťažšej a najdôležitejšej úlohe daného dňa. Preto je pred začatím pracovnej doby dobre vedieť, aké úlohy vás v daný deň čakajú. Práve tým sa dokážete zbaviť stresu a neistoty. Okrem toho sa vám počas dňa bude viac dariť a stihnete urobiť viac úloh, akoby ste mali na jednotlivé úlohy čakať.
Metóda blokovanie času
Táto technika spočíva v tom, že si vopred naplánujete určité obdobia času, počas ktorých sa budete sústrediť len na jednu úlohu. Metóda blokovania času vychádza z Pomodoro techniky, avšak nie sú pri nej určené konkrétne časové intervaly. Takéto blokovanie času vám pomôže minimalizovať rušivé prvky a zvýšiť svoju produktivitu.
Metóda Seinfeldovho reťazca
Produktivita často súvisí aj s motiváciou a odbúraním stresu pri práci. Práve to je podstatou metódy Seinfeldovho reťazca. Ide o to, že každý deň, keď sa vám podarí splniť všetky vaše ciele a úlohy, si zaznačíte do kalendára, že to bol produktívny deň. Cieľom je vytvoriť si reťazec dní, kedy ste sa na svoju prácu sústredili. Vďaka tomu budete viac motivovaní a odhodlaní pracovať na svojich úlohách.
Tipy na zlepšenie produktivity pri práci
Techniky sústredenia vám môžu pomôcť zlepšiť vašu produktivitu a sústrediť sa na úlohy. Je dôležité experimentovať s rôznymi technikami a zistiť, ktorá z nich vám najlepšie vyhovuje. Okrem toho vám pri vašej práci môže pomôcť:
- Vytvorenie zoznamu úloh: Je dobré si vytvoriť zoznam úloh a zoradiť ich podľa dôležitosti. Najskôr je potrebné urobiť tie najťažšie a najdôležitejšie úlohy.
- Plánovanie: Vytvorte si denné, týždenné a mesačné plány. Stanovte si konkrétne ciele a pracujte na ich dosiahnutí. Sledujte svoj pokrok a prispôsobte ho podľa potreby svojim plánom.
- Delegovanie úloh: Ak máte v práci tím ľudí, ktorí pracuje na rovnakom projekte ako vy, delegujte úlohy na ostatných. To vám umožní sústrediť sa na svoje úlohy a zvýšiť efektivitu práce.
- Zníženie rušivých faktorov: Vyhnite sa rušivým faktorom, ako sú hlučné prostredie alebo sociálne siete. Uistite sa, že máte čistý a dobre organizovaný pracovný priestor a prispôsobte ho svojim potrebám.
- Prioritizácia: Určte si svoje ciele a prioritu úloh podľa ich dôležitosti. Sústreďte sa na úlohy, ktoré majú najväčší dopad a zabezpečte, aby ste ich dokončili včas.
- Odpočinok: Nezabudnite si urobiť prestávku na odpočinok. Krátke prestávky môžu pomôcť zvýšiť vašu produktivitu a udržať vás sústredenými.
- Zjednodušenie: Nájdite spôsoby, ako si uľahčiť prácu a zefektívniť ju. Používajte napríklad automatizované nástroje.
Existujú rôzne techniky na zlepšenie produktivity či metódy, vďaka ktorým zvládnete urobiť svoje úlohy rýchlejšie a efektívnejšie. Dôležité je vyskúšať viacero z nich a zistiť, ktoré techniky na produktivitu a metóda vyhovuje vašim potrebám.
